El Ministerio del Trabajo en ejercicio de las funciones de orientación y coordinación del servicio de inspección del trabajo previstas en el ordenamiento vigente, y reafirmando su compromiso en la protección de los derechos fundamentales de los trabajadores del país, conforme a los tratados internacionales, la Constitución y la Ley, expidió la Circular 048 de 2026, con el propósito de explicar a los trabajadores, empleadores y ciudadanía en general, los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025, en el procedimiento disciplinario laboral.

Dicha guía oficial respecto al debido proceso en asuntos disciplinarios laborales en el marco del Código Sustantivo del Trabajo, desarrolla cinco lineamientos los cuales examinaremos a continuación:

Alcance y derecho al debido proceso disciplinario laboral en relaciones laborales del Código Sustantivo del Trabajo – CST.

El artículo 7 de la Ley 2466 de 2026, modificó el artículo 115 del CST, estableciendo reglas claras y obligatorias que un empleador debe seguir cuando se pretende sancionar a un trabajador del sector privado. 

La Circular establece unas garantías mínimas que abarcan un conjunto de principios que deben orientar cualquier actuación disciplinaria, así como un procedimiento mínimo obligatorio para la aplicación de dichas sanciones.

Dentro de los principios orientadores que deben observar los empleadores encontramos los siguientes: Dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho de defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad, buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in ídem. La Reforma laboral llevó al texto de la Ley, los diversos pronunciamientos de la Corte Constitucional (C-593 de 2014 y C-636 de 2016), que habían establecido que la facultad disciplinaria del empleador tiene como primer límite el respeto de los derechos fundamentales del trabajador y en particular el respeto al debido proceso.

Por su parte, el procedimiento mínimo obligatorio establecido en la reforma laboral, aplica para empresas con más de diez trabajadores, toda vez que de conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 7 ibídem, para trabajadores del hogar, micro y pequeñas empresas, el empleador sólo tendrá la obligación de escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando las garantías del derecho de defensa y del debido proceso, que incluyen la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la facultad de presentar pruebas, controvertir las que se alleguen en su contra, y no ser juzgado dos veces por los mismos hechos.

Memorandos o llamados de atención como sanciones.

La Circular hace una diferenciación entre memorandos informativos y memorandos con efectos disciplinarios, aclarando que cuando los llamados de atención o memorandos se utilicen únicamente como herramientas de seguimiento, coordinación o exigencia de cumplimiento laboral y no generen consecuencias disciplinarias, no sería obligatorio adelantar un procedimiento sancionatorio; mientras que si el reglamento interno de trabajo contempla los memorandos o llamados de atención como sanciones disciplinarias o como antecedentes para imponer sanciones futuras, será obligatorio aplicar el procedimiento disciplinario correspondiente y garantizar el debido proceso.

En suma, no todo llamado de atención o memorando es una sanción disciplinaria. Si el reglamento interno no lo prevé como tal, el empleador puede emitirlo en ejercicio de su facultad de dirección sin adelantar proceso alguno.

Condiciones mínimas del procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias laborales en el sector privado.

El Ministerio de trabajo aclara las reglas mínimas que deben observarse en el procedimiento para la imposición de sanciones disciplinarias en el sector privado de conformidad con lo establecido en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025, en los siguientes términos:

1. El empleador debe informará por escrito al trabajador que se ha iniciado un proceso disciplinario describiendo los hechos, conductas u omisiones que se investigarán, calificando de manera provisional precisa y concreta de las conductas como faltas disciplinarias que presuntamente ha infringido el trabajador.
2. El empleador debe presentar y comunicar al trabajador las pruebas que respaldan la investigación.
3. Desde la comunicación de la investigación y el traslado (entrega) de las pruebas que tenga el empleador, deberá fijarse una fecha de audiencia de descargos o defensa que no puede ser inferior a cinco (5) días hábiles.
4. La persona trabajadora sujeta a investigación disciplinaria tiene derecho a interponer medios de impugnación frente a una decisión adversa. Aquellos deben estar establecidos en el reglamento interno de trabajo, garantizando la posibilidad de controvertir materialmente las decisiones disciplinarias.
5. El procedimiento disciplinario debe cumplirse en un plazo razonable bajo el principio de inmediatez, independientemente de que exista un término específico pactado en convención, laudo o reglamento interno.
6. Los sindicatos tienen derecho a defender a sus afiliados tanto en el proceso de investigación como en la audiencia de descargos o defensa.
7. El empleador debe adoptar ajustes razonables para adecuar los puestos de trabajo de personas con discapacidad, para evitar errores o incomprensiones en procedimientos disciplinarios, para garantizar el debido proceso.
8. Las empresas donde no se haya realizado la actualización del reglamento interno de trabajo, deberán realizarla como quiera que se trata de una obligación exigible entre el 25 de junio de 2025 al 25 de junio de 2026, sin que la falta de actualización pueda ser una razón para inaplicar las disposiciones de la ley 2466/25.
9. La ley faculta a empleadores para realizar los procedimientos disciplinarios laborales en el sector privado por medio de cualquier tecnología de información o comunicaciones, sin que se deje de garantizar los derechos de defensa, debido proceso o contradicción de aquellos trabajadores que no cuente con una conexión о comunicación adecuada.
10. En pequeñas empresas de hasta 10 personas, o en el caso de trabajadores del hogar, el procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias laborales descrito anteriormente no es exigible, pues para estos casos se justifica una mayor flexibilidad, dado que su aplicación podría resultar una carga desproporcionada. No obstante, el empleador siempre debe garantizar el debido proceso y evitar la vulneración de derechos fundamentales del trabajador.

La terminación del contrato con justa causa: como regla general no requiere el agotamiento del debido proceso disciplinario.

Señala la Circular que, si bien es cierto que el ordenamiento jurídico colombiano no exige en todos los casos la realización de un proceso disciplinario formal antes de proceder con el despido con justa causa, también es cierto que el empleador sigue estando obligado a respetar el derecho de defensa y la dignidad del trabajador. Bajo ese contexto, y teniendo en consideración que el despido con justa causa no se considera una sanción disciplinaria salvo ciertas excepciones, en principio, cuando se decida un despido con justa causa no es necesario agotar el debido proceso disciplinario.

El Ministerio del Trabajo aclaró que de acuerdo con la jurisprudencia Constitucional y de la Corte Suprema de Justicia, el proceso disciplinario previo al despido con justa causa solo se exige en determinados escenarios, que pueden clasificarse así:

1. Cuando el despido se configura como una sanción disciplinaria, es decir, cuando: a) La falta está prevista como grave o gravísima en el reglamento interno de trabajo, convención colectiva, pacto colectivo, contrato individual o laudo arbitral. b) Existe un sistema de graduación de faltas y sanciones, y el despido se impone como castigo dentro de ese régimen. Casos en los cuales sí se exige el agotamiento íntegro del debido proceso disciplinario, conforme al artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 y a los estándares definidos en la Sentencia C-593 de 2014.

2. Cuando el ordenamiento jurídico impone expresamente un procedimiento previo, como ocurre con: a. La causal de bajo rendimiento (numeral 9, literal a) del artículo 62 del CST), que exige el trámite del Decreto 1373 de 1966, caso en el cual debe adelantarse lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.3 del Decreto 1072 de 2015. b. La participación en huelga ilegal, conforme a lo previsto en la Sentencia SU-598 de 2019.

Finalmente, hace alusión a las garantías mínimas que debe observar el empleador en toda terminación unilateral del contrato de trabajo con justa causa, establecidas por la Corte Constitucional en la sentencia SU-449 de 2020.

Inspección, vigilancia y control.

El Ministerio del Trabajo al ejercer funciones de inspección, vigilancia y control sobre la vulneración de derechos de trabajo, podrá iniciar las investigaciones administrativas correspondientes, como facilitar información técnica para asesorar a las y los empleadores, entidades y trabajadores, para lograr el cumplimiento de la reforma laboral. Igualmente, los trabajadores podrán presentar sus quejas, con el objeto de activar los mecanismos de protección, verificación e intervención previstos en la normativa vigente.

En suma, la Circular 048 de 2026 aclara y fortalece el debido proceso disciplinario laboral en Colombia y obliga a los empleadores privados a adoptar procedimientos más garantistas antes de imponer sanciones o, en algunos casos, despedir trabajadores. La Circular busca reducir arbitrariedades, asegurar el derecho de defensa y armonizar los reglamentos internos con la reforma laboral del año 2025. Así mismo, reitera criterios relevantes desarrollados por la Corte Constitucional particularmente en lo que respecta al debido proceso y a la protección de los derechos fundamentales de los trabajadores. En la práctica, incrementa las obligaciones formales de las empresas y eleva los estándares de protección para los trabajadores.